Sede de la Oficina de Atención al Estudiante. Fotografía: Laura Ardila - Oficina de Comunicaciones UJTL
Un punto de contacto integrado, para que los estudiantes tadeístas accedan, de manera centralizada, a solución de trámites de carácter financiero y relacionados con inscripción de asignaturas, es el que funciona en la planta baja del módulo 6.
La Oficina de Atención al Estudiante cuenta con diversos recursos disponibles para estudiantes y padres de familia. Fotografía: Laura Ardila - Oficina de Comunicaciones UJTL
Con la creación y puesta en funcionamiento de la Oficina, los tadeístas acceden a una importante cantidad de beneficios, pusto que se ha logrado establecer una sinergia entre áreas, que le permitirá a cada alumno abordar, en el mismo lugar, temas de apoyo financiero, cartera y administración académica.
La Oficina también permitirá brindar información oportuna y pertinente a padres de familia y estudiantes, en cuanto a procesos de financiación, descuentos e inscripción de asignaturas, para diferenciar con claridad las actividades de front office y back office, requeridas en cada uno de los trámites.
El horario de atención a la Oficina de Ateción al Estudiante, que empezó a funcionar el pasado 30 de mayo, es de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes. Sin embargo, del 20 de junio al 2 de agosto de 2013, el horario de atención de la Oficina se ampliará, abarcando de las 7:00 a.m. a las 7:00 p.m., en jornada continua, y los sábados, de 8:00 a.m. a 12 m.
Calidad en la atención al usuario, una de las prioridades de la Oficina. Fotografía: Laura Ardila - Oficina de Comunicaciones UJTL
Los aspectos sobresalientes de la Oficina
Jacqueline Triana Roa, directora de Desarrollo Organizacional de la Tadeo, explicó en detalle cómo operará la Oficina de Atención al Estudiante.
¿Cómo se conceptualizó la creación de la nueva Oficina?
Este proyecto nace del Plan de Mejoramiento de la Tadeo, que busca que la Universidad se vuelva más eficiente en el uso de sus procesos y sistemas, mejorando la atención al estudiante. Ese Plan de Mejoramiento tiene un proyecto de transformación organizacional, que consiste en crecer e ir adquiriendo nuevas habilidades y competencias, que permitan a la Institución estar "a tono" con lo que exige la sociedad actual.
En ese sentido, este es un trabajo conjunto con la Vicerrectoría Administrativa, Desarrollo Físico, Administración Académica, Correspondencia y Apoyo Financiero. El funcionamiento de este punto será transitorio, mientras adelantamos un proceso definitivo para toda la Universidad.
¿Cómo opera esta nueva Oficina?, ¿existirá un coordinador para cada área?
En el caso de Apoyo Financiero, se traslado a la mayoría de personas, excepto dos, las cuales quedaron ubicadas en otro sitio de la Universidad. Así que en la Oficina, cada área sigue especializada en su tema. Para el futuro, la intención es que todos estén en capacidad de prestar de todos los servicios. Donde quedaba hasta el momento la Oficina de Apoyo Financiero se va construir un estudio destinado a cine y televisión.
